電子帳簿保存法で電子データを保存する際には、常にタイムスタンプが必ず必要となるのでしょうか。
電子帳簿保存法の対応をタイムスタンプを使って行う際のポイントと注意点の要旨は以下です。
・電子データの信頼性確保が目的
・2022年1月電子帳簿保存法改正で緩和
・スキャナ保存ではタイムスタンプが必要
・訂正や削除履歴確認システムで代替可能
・電子取引は事務処理規定でも代替可能
・タイムスタンプは総務大臣認定制度あり
・タイムスタンプは受領日から2ヶ月と概ね7営業日以内
・訂正削除履歴確認システムは変更時制約
どのような点に注意して電子帳簿保存法でのタイムスタンプを運用すれば良いか説明していきます。
電子帳簿保存法におけるタイムスタンプ
電子帳簿保存法におけるタイムスタンプ
電子帳簿保存法におけるタイムスタンプとは、電子文書にタイムスタンプを押した時点以降、その電子文書が変更されていないことが証明できる技術です。
そのことで、電子文書が作成時点を偽っていたり、事後的に改ざんされていないことを担保することができるわけです。
電子帳簿保存法でのタイムスタンプの必要性
特に電子文書やデータは、皆さんもご存知の通り、紙の文書よりも簡単に新しい内容に書き換えることができます。
そして、一度作成した電子文書を後から書き換えたとしても、
紙の文書に比べると、書き換えたかどうかすらも分からないように表面を整えることができてしまいます。
電子文書を生かすタイムスタンプ
一方で、電子文書や電子データの利便性は誰もが認めるところです。
だからこそ、電子文書の利便性を活用しつつも、
契約書や請求書のような文書が作成された時点や作成時点以降に決して改ざん等がされていないようにできるんですね。
このような面で電子帳簿保存法におけるタイムスタンプには意義があります。
「電子データの保管の方が紙より便利だから、なるべく使いたいですよね」
電子帳簿保存法のタイムスタンプ不要の要件
電子帳簿保存法におけるタイムスタンプ
電子帳簿保存法において、タイムスタンプは「スキャナ保存」（後述）の場合以外では、必ず必要となるものではありません。
電子帳簿保存法における要件のうちの「真実性の確保」の要件を満たすための一つの手段となるのがタイムスタンプです。
このため、結果的に「真実性の確保」要件を他の手段であっても満たすことができれば問題ないことになります。
実際に真実性の確保の要件を満たすことのできる他の手段を順番に見ていきましょう。
（関連記事）電子帳簿保存法、結局何が必要？2024最新の状況と対策とは。
タイムスタンプの代替- 事務処理規定
システム等に影響を受けない、社内規定の整備によって電子データの「真実性」を確保する手段がこれです。
事務処理規定として、電子データの訂正や削除を防ぐ社内ルールを作り、これを全社員に遵守させるものです。
これにより、結果的に電子データの訂正や削除が避けられることで真実性を確保することができます。
この方法であれば、タイムスタンプを付与できるITシステムを導入する必要はありません。
但し、全てのものに対して事務処理規定で代替することが認められているわけではありません。
詳細は後述します
タイムスタンプの代替 – 訂正削除を確認できるシステム
こちらはITシステムの投資が必要となります。
タイムスタンプとはまた別の種類のシステムにより真実性の確保を行うものです。
具体的には、訂正や削除を確認できるシステム、もしくは訂正や削除自体ができないようなシステムで取引情報の授受や保存を行います。
この方法でも、タイムスタンプを付与することを不要とできます。
訂正や削除を確認できるシステムを整備することができれば、タイムスタンプを付与することを省略することが可能となります。
制度の言葉を使うと
「電磁的記録の訂正削除履歴が残る又は訂正削除ができないシステムを利用すること」
でタイムスタンプ付与が免除されるということになります。
クラウド会計のシステムが条件を満たすこともある
特に最近のクラウド会計のシステムでは、システム上で記帳を行い決算書を作るだけでありません。
加えて、領収書等のデータをこのような訂正や削除を確認できるシステムに保管するサービスもセットで提供しているものがあります。
安価に利用できる場合もありますのでぜひ色々確認されることをおすすめします。
（関連記事）クラウド会計の導入で税理士との関わり方が変わる？メリットと注意点を解説
電子帳簿保存法のタイムスタンプ発行費用
電子帳簿保存法の真実性の確保の要件を満たすために、タイムスタンプを利用するのであれば、
タイムスタンプを付与できるITシステムを導入することが必要となります。
それではこのタイムスタンプのシステムにはどれくらい費用がかかるのでしょうか。
タイムスタンプの初期費用
まず、タイムスタンプのシステムを利用開始するにあたっては、初期費用が発生するケースが多くあります。
タイムスタンプのシステムを提供するサービス会社へ会員登録等の初期費用を支払うことで、システムを利用できるようになります。
会員登録等の初期費用は、一般的には、数千円から1万円程度のものが多いようです。
但し、多機能の本格的なシステムを導入する場合には10万円から30万円程度の初期費用がかかる場合もあるようです。
タイムスタンプのランニングコスト
また、初期費用とは別に、タイムスタンプの使用回数に応じて、料金が課金されるケースが多いようです。
いわゆる従量制の料金体系のケースです。
初期費用を抑える代わりにタイムスタンプ使用当たりの単価料金を高く設定するケースもあります。
また初期費用をある程度大きくする代わりに単価料金を低く設定するケースもあります。
このの大きく２タイプが考えられます。
月額定額制のケースもある
上記のような従量制の料金設定に対して、毎月同じ月額費用を支払うことで初期費用自体を低く抑える料金体系のものもあるようです。
総務大臣認定のタイムスタンプ
電子データにかかる情報にタイムスタンプを付与するサービスを提供する業務を、時刻認証業務と言います。
この時刻認証業務について、総務大臣による認定制度が設けられれています。
タイムスタンプ要件の経過措置
令和4年4月1日から令和5年7月29日までの間に保存が行われる国税関係書類や電子取引の取引情報にかかる電磁的記録のタイムスタンプ要件について、総務大臣による認定制度が始まっていました。
しかし、経過措置として、従前通り一般社団法人日本データ通信協会が認定する業務にかかるものとすることも認められていました。
一般社団法人日本データ通信協会の認定を受けたタイムスタンプ事業者（認定事業者）にはタイムビジネス信頼・安心認定証が交付されます。
タイムビジネス信頼・安心認定マークが使用できることになっていたわけです。
2024年（令和6年）現在においては、すでに上記の令和5年7月29日までの経過措置期間も終了しています。
このため、総務大臣による認定制度を受けたタイムスタンプの利用が必要となると考えられます。
総務大臣の認定制度のタイムスタンプ
このため、無料のタイムスタンプ等を使おうとお考えになる場合には、
総務大臣による認定制度で認定を受けたタイムスタンプに該当するのか？
についても確認されることを推奨いたします。
総務大臣が認定する時刻認証業務に係るタイムスタンプの認定の取得状況は、タイムスタンプに関する総務省ホームページで確認することができます。
電子帳簿保存法のタイムスタンプ要件緩和
電子帳簿保存法におけるタイムスタンプの要件の緩和は、2022年1月1日から税制改正により実施されています。
その後の令和5年度税制改正では、タイムスタンプ自体については特に改正がなかったようです。
タイムスタンプ付与期間が短縮
2022年1月1日からは、タイムスタンプの付与期間が、最長で2ヶ月と概ね7営業日以内となりました。
つまり、受領の日からその業務の処理にかかる通常の期間（2ヶ月）を経過した後、
概ね７営業日以内にタイムスタンプが付与されていることが新しい付与期間の要件となっています。
改正前の2021年12月までは、概ね3営業日以内でした。
このため、受領の日からタイムスタンプを押すまでの付与期間が大幅に緩和されています。
スキャナ保存における自署が不要
それまでは電子書類のスキャナ保存で請求書や領収書をスキャンして保存する際には、自署が必要でした。
これが改正により、不要と変わっています。
タイムスタンプ代替 -訂正削除を確認できるシステム
同時に改正によって、国税関係書類のスキャナ保存において、訂正・削除履歴の残るまたは訂正削除できないシステムに保存する方法を選択できるようになりました。
これにより、タイムスタンプの付与要件に代えることができるようになりました。
そのようなシステムであれば、入力期間内に入力したことを確認できる時刻証明機能を備えていることになると考えられます。
タイムスタンプ無しの運用は現実的？
タイムスタンプなし事務処理規定
事務処理規定を作成し運用することで、電子帳簿保存法の「電子取引のデータ保存」の区分については、タイムスタンプに代えることができます。
但し、タイムスタンプがなく、尚且つ、訂正削除履歴が残る又は訂正削除できないシステムを使用しないで事務処理規定だけで運用することには注意です。
その場合、実務上もシステム面等で、検索機能や連携機能などが不足することに繋がります。
かえって不便な面を感じられるケースもあるようです。
また、「スキャナ保存」の区分については、事務処理規定の運用で、タイムスタンプを不要とすることは現状認められていないようです。
「電子取引のデータ保存」と扱いが異なります。
このため、結局、「スキャナ保存」においてはタイムスタンプや訂正削除履歴が残るなどのシステムの利用が必要となります。
訂正削除を確認できるシステム（タイムスタンプなし）
訂正削除履歴が残る、または訂正削除ができないシステムを利用できるのであれば、電子帳簿保存法においてはタイムスタンプを不要とすることができます。
そして、事務処理規定だけの運用とは異なり、検索機能や連携機能などの充実したシステムを使うことにもなります。
結果、実務面での利便性は達成できるとは思われます。
一方、そのシステムでタイムスタンプを使わない運用を行った場合、システム変更が必要となって保存しているデータを移管する必要が発生した場合は注意です。
電子帳簿保存法を満たしながらの移管が難しくなります。
タイムスタンプを押していれば、タイムスタンプが押されているファイルを移動するだけでシステムの変更が可能です。
但し、タイムスタンプがないことでこのような面での制約は発生することに注意です。
クラウド会計との関係
上記でお話ししたクラウド会計のサービスにおいて同時に提供される領収書やレシート等の保存ができるシステムサービスで、電子帳簿保存法に対応している場合があります。
但し、システム変更の場合にどのような対応が必要かも、確認した上で利用できると良いと思います。
（関連記事）クラウド会計の導入で税理士との関わり方が変わる？メリットと注意点を解説
タイムスタンプの運用のメリット
上記で述べたタイムスタンプなしのシステムでの運用のデメリットの裏返しの面もあります。
システム切り替えをする場合でも、タイムスタンプが付与されていることで、移行しやすいというメリットがあります。
また、タイムスタンプを利用することで、事務処理規定だけでは要件を満たせないスキャナ保存を、利用することができるようになります。
スキャナ保存はそれ自体が現時点では義務とはなっていません。
但し、その反面、これを利用することで紙書類の管理をなくすことができるようになります。
検索機能等も使うことで実務上も管理の効率化が期待できます。
電子帳簿保存法とタイムスタンプのまとめ
帳簿や書類のペーパーレス化に対してそこまで必要性を感じてこられなかった事業者の方もいると思います。
その場合、電子帳簿保存法の制度によって義務とされた対応をこなすことの負担感を感じられていらっしゃるかもしれません。
そのような場合はタイムスタンプについては、
これをどうやって使わずに最も手間のかからない運用をどうすれば良いか？
という視点でタイムスタンプについて検討されるのが一つです。
一方で、帳簿や書類のペーパーレス化に対して業務の効率化という面でも前向きにとらえられる事業者の方もいると思います。
この場合、電子帳簿保存法のスキャナ保存も含めて積極的に制度を活用することになります。
そんな時には、タイムスタンプの有効性や利便性についても確認できると意義があるかと思います。
デジタル化、自動化によって業務を効率化する大きなトレンドもあります。
この中で、ぜひ、今回のタイムスタンプについて少しでも理解を深められ、活用いただければ幸いです。
