法定調書とは？
法定調書とは、原則、毎年1月31日までに税務署へ提出が必要な書類です。
給与や退職金、報酬や契約金などを支払う場合に、法定調書を提出する必要があります。
但し、申告書と異なり、直接、提出者の課税に関係するものではありません。
それでは法定調書の目的は何でしょう？
それは、税務署が、給与や退職金、報酬や契約金等を支払った事実を把握するためです。
これにより、それらの金銭等を受け取った法人や個人側が、税務申告にきちんとその事実を反映していることをチェックができます。
こういった理由で、法定調書を提出することが求められているものと考えられます。
主な法定調書の内容
ところで、法定調書の種類はどれくらいあると思いますか？
これが実は結構多いのです。
法定調書の根拠となる税法は以下です。
・「所得税法」
・「相続税法」
・「租税特別措置法」
・「内国税の適正な課税の確保を図るための国外送金等にかかる調書の提出等に関する法律」
これらの法律の規定により令和5年4月1日時点で、実に63種類の法定調書があるとされています。
かなり多いですね・・・
しかし、通常、個々の会社や個人が提出しなければならない法定調書の数は、そこまで多くなりませんのでご安心を。
今回は、そのうち主なものについてピックアップして概要を解説していこうと思います。
それではよろしくお願いいたします。
給与所得の源泉徴収票
給与所得の源泉徴収票の概要
給与所得の源泉徴収票は、給与等を支払った役員や従業員等の全員に、支払ったものが交付する必要があるものです。
この給与等の源泉徴収票のうち、一定の要件に合致するものだけを法定調書として税務署へ提出する必要があります。
そして、この税務署へ提出が必要なものの範囲ですが、
①年末調整をしたもの
②年末調整をしなかったもの
この2つの区分で、異なる条件が定められています。
年末調整をしたもの
たとえば、年末調整をしたものについては、
・法人の役員に対するもの、
・弁護士等特定の外部専門家に対するもの、
・それ以外に対するもの、
に分けて、提出が必要となる支払金額の水準が定められています。
年末調整をしなかったもの
一方、年末調整をしなかったものについては、
「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」を提出しているか否か
この区分で分けて、提出が必要となる支払金額等の要件が定められています。
退職所得の源泉徴収票
退職所得の源泉徴収票も、給与所得の源泉徴収票の扱いと少し似ています。
こちらも、まずは、退職金等を支払った役員や従業員等の全員に交付する必要があります。
その上で、一定のものだけを法定調書として税務署へ提出することが必要となります。
一方、退職所得の源泉徴収票のうち法定調書となるものの基準は、少しシンプルです。
1年間（12月末まで）のうちに支払が確定したもので、法人の役員に対して支払う退職手当等が対象となります。
このため、通常の従業員に対して支払う退職金にかかる源泉徴収票は、法定調書として税務署へ提出する必要がありません。
報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書
こちらは上記に比べるとかなり幅広いです。
一定の業種の個人に対する報酬や料金、たとえば、
外交員や集金人、ホステス等の報酬・料金、
弁護士や税理士に対する報酬、
作家や画家に対する原稿料や画料、
・・・など、
について、それぞれ一定の支払金額を超えるものが対象となります。
対象となるものは「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」として税務署への提出が必要となります。
対象範囲が幅広いため、注意が必要ですね。
不動産の使用料等の支払調書
法人や不動産業者である個人は、不動産の使用料等の支払調書を提出することになります。
但し、全ての不動産使用料等が対象となるわけではありません。
同一人に対する年間の支払金額の合計が15万円を超えるもののうち、一定の条件を満たすものが提出の対象とされています。
すなわち、15万円以下のものは、その時点で対象外となります。
「一定のもの」については、細かく条件が定められています。
たとえば、法人に対して支払う不動産の使用料等のうち、賃借料は対象外となります。
権利金や更新料等が対象となります。
法定調書合計表を一緒に提出する
上記の通り、法定調書には異なる種類のものがあります。
しかし、これらの法定調書を提出する際には、「法定調書合計表」を一緒に税務署へ提出する必要があります。
この合計表は「給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表」というものです。
こちらは、以下のように記載欄が分かれています。
①給与所得の源泉徴収票合計表
②退職所得の源泉徴収票合計表
③報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書合計表
④不動産の使用料等の支払調書合計表
⑤不動産の譲受けの対価の支払調書合計表
⑥不動産の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書合計表
それぞれ、ただ単に提出対象となった法定調書の合計金額や人数だけを記載するのではない点に注意が必要です。
法定調書の提出対象となっていない分の金額や人数の合計額も記載する必要があります。
その上で、そのうち法定調書として提出する分の金額や人数の合計額を記載する。
基本的に、このような形式となっています。
これによって税務署側は、法定調書を提出している分以外も含めた全体像も把握することができます。
その上で、法定調書提出分の割合も確認することで、
・法定調書提出分が著しく低い状況となっていないか？
・本来出すべきものが提出されていないのではないか？
こういった観点で税務署は確認をしていると思われます。
給与支払報告書を市区町村へ提出する
給与支払報告書は、給与所得の源泉徴収票と基本的には同じ内容のものです。
但し、こちらは税務署ではなく、市区町村へ提出する必要があります。
また、税務署へ提出する法定調書としての源泉徴収票と、範囲が異なります。
こちらの給与支払報告書では、原則、給与所得者のすべての分について作成と提出が必要です。
税務署へ提出する法定調書のように年末調整の有無等によって一定の基準以上の分だけを提出するような仕組みではありません。
こちらは基本的に全てを提出する点に注意しましょう。
なお、給与支払報告書は、個人別明細書と総括表の2つから構成されています。
それぞれ見ていきましょう。
個人別明細書-給与支払報告書
個人別明細表は、給与支払報告書のうち、従業員１人について１枚の作成を行うものです。
記載する内容は基本的に源泉徴収票と同じです。
従業員の氏名や住所、給与の金額や保険料の控除額などを記載することになります。
総括表-給与支払報告書
総括表は、個人別明細書をまとめた表紙のような位置付けです。
提出先の市区町村において、会社から提出された個人別明細書の数につながる「受給者総人員」数や、「報告人員」数を記載します。
報告人員数には、特別徴収対象者（※）、普通徴収対象者（退職者）、普通徴収対象者（退職者を除く）の内訳も記載します。
※特別徴収とは、会社が従業員の給与支払時に住民税分を差し引いて支払い、代わりに納付するという一般的な方法です。
※普通徴収は、逆に、給与から差し引かずに本人が直接納付する方法で、特別徴収よりも実際には少ない方法となります。
提出しなかった場合のペナルティ
これらの法定調書や給与支払報告書は、税務申告書ではありません。
このため、これらを提出しなかった場合、税務申告書を提出しなかった場合の扱いとは少し異なります。
但し、提出しなかった場合ペナルティがあります。
それぞれのペナルティの概要を確認していきましょう。
法定調書のペナルティ
所得税法において、
法定調書を提出期限までに提出しなかった場合や、
虚偽の記載や記録をして提出した場合、
1年以下の懲役または50万円以下の罰金に処するとされています。
給与支払報告書のペナルティ
地方税法において、給与支払報告書、届出書を提出しなかった者、又は虚偽の記載をして提出した者は、
1年以下の懲役または50万円以下の罰金に処するとされています。
まとめ
いかがだったでしょう。
法人や個人事業を経営していく上で、必要となる法定調書の全体像について、まずは大きなイメージがわけば幸いです。
実際にこれらの法定調書を、経営者の方が全て細かく把握して対応するのは、時間の関係からもなかなか難しいかもしれません。
このため、経理者にこれらの対応を任せたり外部の専門家にアウトソースをするというのも現実的です。
それでも、法定調書の全体像を把握しておくことに意味はあります。
法定調書がなぜ必要とされており、提出しない場合にどんなペナルティがあるのか？など大きなポイントをまずは押さえておくことがおすすめです。
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