創業したばかりの会社には、月次決算は不要、決算は年に1回、申告のためだけに行えば十分という方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、そうではなく、会社を成長させていくことを考えられており、本当にコストをかけることが難しいという場合でなければ、月次決算について考えてみる意味があります。
月次決算もやり方次第ではありますので、意味のない形式的な月次決算ではなく、事業の成長と財務予測に役立つ形での月次決算を行えるかどうかがポイントです。
月次決算の意味とは
月次決算とは、簡単に言ってしまうと、1ヶ月ごとに決算をすることです。
決算というと結構しっかりとしたものを作るイメージがあるかもしれませんが、年に一度の年次決算とは違って、税務申告等の際に添付が必要なものではありません。
ですので、実質重視で、スピーディに簡単であっても、月次の数値をざっくりと見れることが１番の目的であり、メリットとすべきものです。
一般的にも、年次決算のように正確な計算をするのではなく、月次処理としては、ある程度簡便的に売上高や費用を集計することが通常です。
月次決算のメリット
月次決算を行うことで、当たり前ですが、毎月の売上高や費用、そして利益が見えるようになります。
月次決算で正確な売上高を把握
経営者の方や自営業者の方であれば、わざわざ月次決算をするまでもなく、おおよその売上高は毎月把握されているとは思います。
但し、そうはいっても、特に別途、販売管理システムなどで管理していない限りは、正確な月間売上高を把握することは難しいでしょう。
利益の状況を月次決算で把握
また、売上高に対応する原価や経費の発生状況まで合わせて把握することは、月次決算を行わないとどうしても把握するのは難しいことです。
月次決算で、売上だけでなく利益も把握
これが月次決算によって、毎月基本的には同じタイミングで、月次の数値が締まります。
つまり、月次の売上高、売上総利益（売上高から原価を引いたもの）、営業利益（売上総利益から通常の諸経費である販管費を控除したもの）、経常利益や純利益を把握することができます。
経費と売上のバランスを月次決算で確認
特に、会社や事業主にとっては、売上高だけが大事なわけではなく、利益がプラスになっていること、すなわち黒字であるかどうかを確認することが非常にシンプルですが大事なことです。
経費の支出ペースを売上高との比較でバランスよくコントロールしていくという点でも、毎月の利益がプラスでしっかりと出ていることを確認できることはとても意味があることだと思います。
タイムリーな月次決算とするために
月次決算をしても遅いともったいない
月次決算のメリットは、年次決算に比べて、リアルタイムに近い数値を確認できることです。
しかし、せっかくの月次決算であっても、前月分の月次決算が1ヶ月以上経たないと出来上がらないようでは、前月の状況を振り返るには少し遅すぎるのではないでしょうか。
もちろん、年次決算だけやっている場合に比べたら、それでも早いタイミングで会社の業績や財務の状況を確認することができるのですが・・・
月次決算を早期化する方法
月次決算を早く締めるようにそのプロセスを見直すことを、月次決算早期化といいます。
取引先からの請求書をなるべく早く入手
例えば仕入れ先から毎月20日締めで請求書を送ってもらっているが、その請求書が届くのが翌月のかなり遅いタイミングとなってしまうというケースがあります。
このような場合、もし可能であれば取引先とコミュニケーションの上、なるべく早く請求書を送ってもらうようにできるのが一番です。
取引先側が請求書を送るのが遅くなっている理由がもし自社側にあるのであればそれを解消してあげることで早く回収できれば何よりです。
電子請求書による早期回収も効果的
また、請求書の回収が電子で行うことで早まるのであれば、電子で請求書を回収する方法へ変更することも考えられます。
電子帳簿保存法の観点も考慮して正式な請求書を電子化して対応することができればそのスピードアップ効果は月次決算に留まらないことになります。
月次決算で経費の取り込みを簡便化
とはいえ、取引先との関係もあるため、請求書を早く回収するのが現実的には困難なケースもあると思います。
その場合の一つの方法は、経費等の取り込みのタイミングを全体として把握の上、調整することです。
例えば、一部の請求書の回収だけがどうしても遅くなるということもあると思います。
その場合、月次決算において金額の重要性も確認した上で、それらを翌月の処理に回し、より早く概算値をレポートすることなどが考えられます。
請求書入手前の仮数値を月次決算で活用
それ以外にも、一旦概算数値や仮の数値を一定以上の精度で請求金額等の情報を入手できる場合もあると思います。
月次決算自体は法定のものでないですので、一旦スピード重視で月次決算を行い、年次決算においてのみ通常の品質で決算処理を行うということも合理的です。
月次決算を外注、内製どちらにするか
なお、これらは月次決算・記帳作業を企業が内製化できているか、外注しているかによっても、調整のしやすさが大きく変わってくるとは思われます。
月次決算の外注の場合は簡単な方法で
外注しているため、月次で一旦仮数値で集計の上で、後から実績数値に置き換えるという作業が現実的に難しい場合もありますので、それぞれの環境でできることから着手できればとは思います。
クラウド会計で自社で集計、チェックだけ外注
また、そもそも外部の税理士や記帳代行業者へ依頼している関係で月次決算のスピードが遅いという場合もあると思います。
その場合には、クラウド会計等も活用の上、自社内である程度の月次決算は行った上で、税理士等へチェックを依頼するような関係とすることも一つです。
形式的な月次決算にならないために
月次決算はこのようにとても意味があるものなのです。
但し、その集計方法などを自社のビジネスや事業のモニタリングができるような形としていなかったら、形式的になり結局は見なくなってしまうものでもあります。
売上高や経費の月次決算による分解
売上高の集計は良いとして、例えば、経費が淡々と細かい勘定科目で羅列しているような試算表だけが月次決算資料として提供されたら・・・どうでしょう。
または、非常にざっくりと、売上高の全体金額と、経費の全体金額だけが数値化されているだけだとしたら・・・どうでしょう。
月次決算で利益の動きの原因を確認
現実的には上記の二つが組み合わさったようなケースが結構ありそうですが、いかがですか。
経費をいっぱい使っていることはわかるかもしれません。
しかし、それだけでは、経費の中にある、売上高との関係で連動させて発生するものと、固定的に発生するものの、関係がわかりません。
また、新規事業と既存事業についての収支が入り混じっていたら、結局、新規事業がどれくらい赤字が出ていて、既存事業の黒字でカバーしているかがわかりません。
逆に、新規事業が予想外に儲かっていて、既存事業が赤字化していたとしてもわかりません。
月次決算は経営に役立つことが目的
月次決算の目的はそもそもが、経営に役立つモニタリング情報を提供することになりますので、形式的につまらない集計は不要です。
むしろ、規則や形式にとらわれず、ビジネスの管理にマッチする方法で数値を集計し見える化することがポイントとなります。
事業別・部門別の業績管理も月次決算で
会社が複数の事業を運営しているのであれば、事業別の売上高や収支の状況は、数値として把握したいものです。
部門別や拠点別の売上高や収支、製品サービス種類別の売上高や粗利なども一緒に見えるようにして、会社全体の月次決算との関係がわかる形で確認できると良いでしょう。
月次決算で、計画や予算と実績を比較
また、月次決算で、計画値や予算値と実績値の比較も、行えることが理想です。
そして、その際には予算実績の比較を行動に落とし込めるように、損益モデル化した計画や予算と実績で比較をできるとより良いでしょう。
月次決算について対話
そして、これが何よりも大切かもしれないのですが、月次決算の結果を誰かと一緒に見ながら、対話をすることにはとても意味があります。
月次決算で前月のビジネスを振り返る
社長さんや、自営業者さんにとって、ご自身のビジネスの状況を数値化した月次決算を眺め、色々振り返って、次のアクションを考える材料にすることも大切です。
但し、自分だけで月次決算を眺めているだけでは、少しもったいないです。
信頼できる人と一緒に月次決算を眺める
どなたか信頼できる方と、月次決算を一緒に眺めて、前月の業績について一緒に振り返ることがおすすめです。
ああだったね、こうだったね、いや意外とこんな数字になっていたんだね、など話し合えたら、頭の整理になります。
そして、次のアクションを考える良いきっかけになるでしょう。
表面的に利益が出ていないが、年次には影響しないケース
「今月は売上高は伸びたけど、意外と経費が多く発生して利益があまり出なかった。」
「しかし、経費の中身を見てみると、臨時的・一時的に発生する経費が今月はたまたま多く発生したことで利益を押し下げていたんだね・・・」
逆に利益が表面上でていても油断できないケース
「逆に今月は利益が多く出ていたけど、よく振り返ってみると、今月はインターネットで集客に費やしている費用を抑え気味にしていたんだ、、」
「インターネットで集客した見込み客へは定期的にアプローチして徐々に収益に繋げていく流れだから、先を見ると、ある程度のコストは投資的に発生させておいた方が良かったかもしれない・・・」
・・・などなど。
もちろん、お一人でも考えられるのですが、声を出して、相談相手と対話の中で、振り返りつつ、現状の要改善点を見つけ出し、次のアクションに繋げていくなどできたらいいですよね。
財務を月次決算でモニタリング
このように、会社が財務面で着実に前に進んでいくことを、月次決算でモニタリングしていくことはとても重要です。
財務についてもできれば毎月、専門家と対話をして、改善を積み上げていかれると良いと思います。
タイムリーに月次決算を締めて確認
上記でも触れましたが、毎月、月次決算としてレポートを行なっていたとしても、そのタイミングがあまりに遅いと、次のアクションを行うタイミングも遅れてしまいます。
また、タイミングが遅いと、レポートを見ても振り返る際に、記憶が曖昧になってきているため、数値の変化の原因が何だったのか、具体的に思い出すことも難しくなってくる面もあるでしょう。
クラウド会計で月次決算を早期化
特に小規模な会社が完全に手作業での記帳を行っていたり、もしくは手作業で行う記帳代行を使っている場合もあります。
その場合、本来自動で取り込めるデータを活用できていないために、月次決算が遅くなっているケースもありえます。
繰り返しになりますが、そのような場合にはクラウド会計の導入や、クラウド会計を活用して記帳代行を行う外注先を活用することも、月次決算早期化のためには有効です。
月次決算の簡便化、割り切りは重要
もちろん、それ以外にも月次決算は本決算と異なり、費用対効果（スピード対クオリティ）の観点も考慮して、月次決算で取り込む請求書の範囲などに一定の割り切りを合理的に設計して行うことも考えていけると良いでしょう。
月次決算で対話する時間を作りルーチン化
そして毎月、月次決算をするからこそ、毎月、相談相手と対話をするペースが作りやすいんですよね。
毎月、新鮮な新しい数値の決算書を目にするから、毎月新しい発見もあり、対話をするポイントも毎月変わってくるからです。
