最近では、freee会計やマネーフォワード クラウド会計、そして弥生会計オンラインなどで、すっかりクラウド会計が一般的になり、多くのユーザーに使われるものとなりました。
今回は、そんなクラウド会計についてその仕組みと特徴を今までの会計ソフトと比較をしながら解説します。
次にクラウド会計の導入で具体的にどんな変化が現れ、税理士や会計事務所との関わり方がどう変わるのか、合理的な活用の方法など説明していきたたいと思います。
クラウド会計とは？
クラウド会計とは、簡単にいうと、パソコンにソフトをインストールせずに利用できる会計システムです。インターネットに繋がっていれば利用できるものです。
クラウド会計を運用する会社は、会計ソフトのプログラムとデータを、インターネットを通して特定のユーザーからのみアクセスできるように管理しています。
このため、ユーザーは、インターネットを通して会計ソフトのプログラムとデータにアクセスすることで、ソフトウェアを自分のパソコンにインストールすることなく利用することができます。
クラウド会で会計ソフトがより手軽で身近に
クラウド会計はインストール不要、ネットで気軽に利用
クラウド会計では、個々の会社や個人事業者のユーザー側でソフトウェアをインストールするという作業が基本的に不要となります。
クラウド会計のシステム自体は、これを運営する会社側のサーバーで管理しており、それらのシステムの利用がインターネットを通して、多くの会社や個人事業者様のユーザーから可能となります。
特に最近のクラウド会計システムは、たくさんの会社や人が使うことになったことで、個々の会社や人が料金として負担する金額もかなり低額になってきました。
これで、気軽に、会計システムをメリットを受けることができるようになりました。
今までのインストール型の会計ソフトの際には、自分では会計ソフトを直接使うことはあきらめて外部へ仕訳の記帳を完全に委託していたような個人自業主のかたや企業のご担当者もいると思います。
クラウド会計が自身で経理を進める
これが、クラウド会計の登場によって、自分自身でこれを使ってみようというケースが増えてきているようです。
もちろん、そうはいっても、会計知識のある担当者を自社で雇ったりすることが難しいケースが、自営業者や中小企業では多くあると思います。
このため、非常に取引数が少なく金額面での影響も小さい場合以外では、記帳の仕方の指導を税理士から受けたり、記帳結果のチェックを税理士から受けることが重要とはなります。
このあたりについては、最近のクラウド会計のより具体的な特徴も以下で説明していきますので、それらの特徴も含めて、ご説明していければと思います。
クラウド会計で手作業を削減
そんなメリットのあるクラウド会計システムですが、一番のメリットは、いわゆる会計仕訳の「記帳」が今までよりも簡単で効率的にできるようになることでしょうか。
クラウド会計でデータを自動取込み
特に、インターネットの銀行口座やクレジットカードアカウントと、クラウド会計システムとを連携することができます。
これで、銀行口座の資金の出し入れやクレジットカードでの購入データを、会計システム側に取り込み、会計仕訳を今までよりも簡単に作ることができるようになっています。
もちろん、銀行口座やクレジットカードのデータ自体には、会計仕訳の科目名などがもともと紐づいているものではありません。
このため、いったん仮で簡便的に仕訳を自動であげたりといった形とはなりますが、データを取り込む時点で、仕訳を調整することもできますし、便利な機能だと思います。
クラウド会計でレシート撮影データ取込み
またレシートを撮影した画像をクラウド会計システムに取り込むことで、デジタルでレシートを保存しつつ、同時に、レシートの画像から金額情報をシステムが読み取り、仮の金額とはなりますが、必要に応じて人が調整することで、会計仕訳を立てる際のベースとして活用できるようになっています。
これらの機能は、大企業が導入する高額なERPや経費精算システムであれば、昨今は、同様の機能を持つものもあるものです。
但し、これらの機能を、比較的安価に提供することがクラウド会計システムによって可能となってきています。
現時点では、まだ、銀行口座やクレジットカード等のデータを取り込む際に、人の目で、仕訳を調整してあげたりすることが必要です。
しかし、クラウド会計システムを活用することで、今まで人力だけで会計システムへ仕訳を入力していた場合に比べ、労力をかなり削減することができると思います。
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クラウド会計ソフトで勘定科目設定
クラウド会計における自動連携
クラウド会計ソフトについては、自動連携の機能のイメージが強いかとも多いと思います。
この自動連携で、銀行口座やクレジットカード会社その他のクラウドサービスから取引データを取り込む際に、摘要欄のデータの内容や入出金の区分、金額の水準等によって特定の勘定科目で仕訳を行うように、自動仕訳ルールを設定することができます。
また、自動仕訳ルールを設定していない場合にも、自動取得したデータから、過去に蓄積されたビッグデータに基づいた機械学習により、AIが自動で勘定科目提案を行なってくれる、勘定科目提案機能もあります。
クラウド会計がユーザー取引に柔軟対応
重要なポイントとしては、自動連携の際に、ユーザーが取引種類に応じてどの勘定科目で仕訳をしたいという意思をクラウド会計ソフトに反映したうえで自動仕訳を作ることができることです。
自動連携だからといってユーザーが科目を変えられないなどの使いにくいものではないく柔軟に微調整ができるような機能となっていることが通常です。
このため、効率性だけでなく仕訳の品質も同時に向上させることが期待できますね。
クラウド会計で、税理士との関係が変わる
クラウド会計で記帳代行業務が変わる
この結果、会計仕訳の入力を外部の税理士や会計事務所等に業務委託する、いわゆる、記帳代行業務を利用されてきた会社や個人事業者の方にとっては、その使い方が特に変わってくるかと思われます。
今までは完全に税理士/会計事務所や記帳代行業者に、領収書を送って月次の記帳業務を丸投げしていたような場合もあったと思います。
これを自分の会社や個人事業の側で、クラウド会計システムを使って、仮であっても、仕訳を入力することができるようになります。
クラウド会計でチェックをプロに依頼
もちろん、税務や会計のプロである税理士や会計事務所に、仮の仕訳である以上は、これを定期にチェックしてもらうのが一つです。
間違った仕訳を訂正してもらい、また、フィードバックを受けることで今後の仕訳入力時の経験として蓄積することが重要とはなります。
ですが、今までの丸投げよりは、比較的安価に専門的な領域に絞って税理士や会計事務所のサポートを受けることで、コストを節約することできるようになります。
最初の導入時には、入力方法の指導なども重点的に必要となると考えられますが継続利用することで個人事業主のかたや企業経営者またはご担当者のかたが徐々に習熟することが考えられるためです。
または、今までは記帳代行に使っていたコストを、税理士のより専門的な節税や財務のアドバイスに振り返ることで、より意味のあるお金の使い方ができるようになります。
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特にクラウド会計では、個人事業者や企業経営者またはご担当者が入力された仕訳データ等を、顧問税理士/会計事務所にも、外部からインターネットを通じてアクセスしてもらうことが可能です。
これで、今までより簡単かつスムースに会計ソフト上のデータを共有し、チェックしてもらうことができるようになります。
クラウド会計で、会社自身で早く数値を確認
クラウド会計で月次数値を早く確認
また、仮の仕訳であっても、自分たちで入力することで、外部に委託している業者よりも早く、自分たちで月次の決算数値を仮とはいえスムースに認識することができるようになるかもしれません。
特に上記の通り、最近では、銀行口座やクレジットカードのデータを自動連携して仮とはいえリアルタイムに近い形でクラウド会計上で、収支の概況を把握することができるようになることが期待されます。
こうした自動的なデータ取得のメリットも活かし、その上で、自動化が難しい仕訳のチェックなどに上手くエネルギーを配分することで、月次決算を今までよりもタイムリーかつ省力化の上で対応することが期待したいところです。
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クラウド会計で「自計化」も身近に
税理士からも、個人事業者や企業経営者またはご担当者が定期的にチェックやアドバイスを受けることで、自社で会計経理機能を持つことが徐々にできるようになることも期待されます。
このように専門家である税理士や会計事務所のサポートを受けつつも、自社で徐々に経理事務を担うことができるようになることは、いわゆる「自計化」の流れです。
今までは一部の大企業や資金力のある中小企業でないと自社で経理担当者を雇って経理事務を行うことが難しかったと思います。
これが、クラウド会計やAI化が進む今後の流れで、それ以外の会社や個人事業主のかたにとっても、どんどん加速していくことになるでしょう。
代表的なクラウド会計ソフト 法人向け
法人向けクラウド会計ソフトの、国内シェアのベスト３は基本的に、クラウド会計ソフト freee、MFクラウド会計（マネーフォワード）、弥生会計オンラインの３つが占めています。
個人向けクラウド会計ソフトに比べると、法人向けでは、より多くのブランドのクラウド会計サービスが競合しています。但し、法人向けも個人向けも、上記3社が上位を占めている点は変わりません。
３つのクラウド会計サービス共通点
この３つのサービスとも、銀行やクレジットカード、電子マネー、POSレジなどの各種サービスとの連携機能があります。
連携したデータを取り込み、仕訳まで自動的に作ることができます。これによって、取引データをマニュアル手入力で手間をかける労力から解放されます。
マネーフォワード クラウド会計
マネーフォワードは、連携できる外部サービスの数が特に多いとされています。また、作成できる帳票が充実しているようです。
月次推移表や四半期推移表、半期推移表等の集計、キャッシュフローレポート、収益レポート、得意先別・仕入れ先別のレポートが作成できます。
freee会計
freeeでは、各種サービスとの連携機能において、取得したデータからの自動作成をするにあたって、完全に自動で仕訳をすることができます。
取得データから仕訳の勘定科目を推測する機能は他のソフトでもありますが、freeeではこの際に何もせずに完全に自動で仕訳を作ることができます。
弥生会計クラウド版サービス
クラウド会計が出る前の、通常の会計ソフトの時代からの有名ブランドである弥生会計のクラウド版サービスです。
なお、連携できる外部サービスの数が比べると少ないです。一部連携できない外部サービスのデータを取り込む際には、手作業での対応が必要となります。
クラウド会計導入前の会計ソフト
少し前までは、会計システムというと、それぞれの会社や個人事業者がソフトウェアを購入したり、システムを導入し、その会社の中だけで使うといった形態が一般的でした。
クラウド会計が登場する前の、典型的な2つのパターンについては以下のような状況でした。
会計ソフトを購入しインストール
このため、会計ソフトウェアを購入の上、会社のパソコン/PCヘインストールして使用するのが一般的でした。
このため、ソフトウェアをインストールしたパソコンでしか利用できないのが通常でした。
複数のパソコンの間で作成したデータを共有するためには、それぞれのパソコンに同じソフトがインストールされていることが前提となります。
また、データの共有には、データをソフトから出してメールやメモリスティック等で渡すことが必要だったんですね。
会計システム導入、社内ネットワーク使用
もちろん大企業など一部の会社は、お金をかけてERPと呼ばれる大規模な会計システムを導入するケースは以前からあり、少なくとも社内でのデータの共有は社内ネットワークを通して簡単になっていました。
但し、その場合には、使用するそれぞれのパソコンへもユーザー側のソフトをインストールが前提となり、かつ社内のネットワーク上で運用するため、外部の専門家等とのデータの共有は自動ではできませんでした。
なぜ最近までクラウド会計の普及が進まなかった？
過去にクラウド会計が進まなかった原因
このような仕組みのソフトウェアは、会計ソフト以外の分野でも以前からも、ASP（アプリケーション・サービス・プロバイダー）として知られていました。
但し、以前は、少数の専門家が知っているような概念で、一般的に普及するものではありませんでした。
特に、以前はインターネット回線のスピードが遅く、インターネットを通して大量のデータを高速に送ることが難しかったものです。
このため、パソコンにインストールするタイプのソフトの方が、反応スピードや使いやすさといった点で勝っていたことが、その大きな理由と考えられます。
ここ数年でクラウド会計が一般化した理由
これが、インターネットの高速化が進んだことで、インターネットを通してソフトのプログラムとデータにアクセスする形でも、ユーザー側が快適にほぼリアルタイムでデータを読み込んで、インストール型のソフトと同じ反応速度と快適性で利用することができるようになりました。
これはソフトウェア開発会社側にとって、ソフトウェアのupdateの際に、自社が管理するシステムだけを更新すれば良いことになり個々のユーザーにupdate用のプログラムを配信する必要がなくなります。
また、ソフトウェア開発会社は、今までの、売り切りの販売ではなく、月額や年額のいわゆるサブスク型の他のインターネットサービスと同様に定期的にユーザーから料金を受け取ることができ、今までよりも継続的に売上高が見込めます。
この結果、これらのメリットと将来性に目をつけたソフト開発会社が、クラウド会計システムに多くの資金を投資してこれを開発・改良し、比較的安価な月額や年額料金でサービスを開始するようになりましあt。
クラウド会計を運用する会社自体も増え、クラウド会計ソフト以外もより使いやすいものに進化が進み、結果、クラウド会計の普及が進んできています。
クラウド会計まとめ
いかがだったでしょうか。
クラウド会計はとても便利なツールですので、特に自社に高度な会計システムが導入ずみということでなければ、しっかりと検討の上で今からでも導入されると多くのメリットを受けることができると思います。
但し、クラウド会計の自動連携機能や自動仕訳機能に過度の期待をするのも禁物です。
一旦とりあえずの形にまでしてくれる機能は非常に便利なので、それはそれで活用した上で、実際の取引をしっかり反映した仕訳となっているのかはチェックをして品質も確保したいですね。
外部の専門家である税理士を活用する際にも、うまくクラウド会計と組みわせて、品質と効率性をバランスよく確保できたら良いと思います。
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