月次決算とは
月次決算とは、簡単に言ってしまうと、1ヶ月ごとに決算をすることです。
決算というと結構しっかりとしたものを作るイメージがあるかもしれませんが、年に一度の年次決算とは違って、税務申告等の際に添付が必要なものではありません。
ですので、実質重視で、スピーディに簡単であっても、月次の数値をざっくりと見れることが１番の目的であり、メリットとすべきものです。
一般的にも、年次決算のように正確な計算をするのではなく、月次処理としては、ある程度簡便的に売上高や費用を集計することが通常です。
月次決算のメリット
月次決算を行うことで、当たり前ですが、毎月の売上高や費用、そして利益が見えるようになります。
正確な売上高を把握できる
経営者の方や自営業者の方であれば、わざわざ月次決算をするまでもなく、おおよその売上高は毎月把握されているとは思います。
但し、そうはいっても、特に別途、販売管理システムなどで管理していない限りは、正確な月間売上高を把握することは難しいでしょう。
利益が出ているかどうか、黒字か赤字か、月次で把握できる
また、売上高に対応する原価や経費の発生状況まで合わせて把握することは、月次決算を行わないとどうしても把握するのは難しいことです。
これが月次決算によって、毎月基本的には同じタイミングで、月次の数値が締まり、月次の売上高、売上総利益（売上高から原価を引いたもの）、営業利益（売上総利益から通常の諸経費である販管費を控除したもの）、経常利益や純利益を把握することができます。
特に、会社や事業主にとっては、売上高だけが大事なわけではなく、利益がプラスになっていること、すなわち黒字であるかどうかを確認することが非常にシンプルですが大事なことです。
経費の支出ペースを売上高との比較でバランスよくコントロールしていくという点でも、毎月の利益がプラスでしっかりと出ていることを確認できることはとても意味があることだと思います。
形式的な月次決算にならないために
月次決算はこのようにとても意味があるものなのですが、その集計方法などを自社のビジネスや事業のモニタリングができるような形としていなかったら、形式的な資料となり、結局見なくなってしまうと言ったものでもあります。
売上高や経費を、わかりやすく分解しているか
売上高の集計は良いとして、例えば、経費が淡々と細かい勘定科目で羅列しているような試算表だけが月次決算資料として提供されたら・・・どうでしょう。
または、非常にざっくりと、売上高の全体金額と、経費の全体金額だけが数値化されているだけだとしたら・・・どうでしょう。
現実的には上記の二つが組み合わさったようなケースが結構ありそうですが、いかがですか。経費をいっぱい使っていることはわかるかもしれませんが、それだけでは、経費の中にある、売上高との関係で連動させて発生するものと、固定的に発生するものの、関係がわかりません。
利益の大小の原因がわかるようなレポートになっているか
また、新規事業についての収支と、既存事業についての収支が入り混じっていたら、結局、新規事業がどれくらい赤字が出ていて、既存事業の黒字でカバーしているかがわかりません。逆に、新規事業が予想外に儲かっていて、既存事業が赤字化していたとしてもわかりません。
月次決算の目的はそもそもが、経営に役立つモニタリング情報を提供することになりますので、形式的につまらない集計は不要です。むしろ、規則や形式にとらわれず、ビジネスの管理にマッチする方法で数値を集計し見える化することがポイントとなります。
会社が複数の事業を運営しているのであれば、事業別の売上高や収支の状況は、数値として把握したいものです。部門別や拠点別の売上高や収支、製品サービス種類別の売上高や粗利なども一緒に見えるようにして、会社全体の月次決算との関係がわかる形で確認できると良いでしょう。
この辺りの、経営視点の切り口での財務数値等の分解は、「事業別、部門別に業績を管理する」のページでもう少し詳しく説明していますので、そちらもご興味があればぜひご覧ください。
月次決算について対話する
そして、これが何よりも大切かもしれないのですが、月次決算の結果を誰かと一緒に見ながら、対話をすることにはとても意味があります。
前月のビジネスを振り返るきっかけになる
社長さんや、自営業者さんにとって、ご自身のビジネスの状況を数値化した月次決算を眺め、色々振り返って、次のアクションを考える材料にすることも大切です。
但し、自分だけで月次決算を眺めているだけでは、少しもったいないです。
信頼できる人と一緒に月次決算を眺める
どなたか信頼できる方と、月次決算を一緒に眺めて、前月の業績について一緒に振り返って、ああだったね、こうだったね、いや意外とこんな数字になっていたんだね、など話し合えたら、頭の整理になりますし、次のアクションを考える良いきっかけになると思いませんか。
表面的に利益が出ていないが、年次には影響しないケース
今月は売上高は伸びたけど、意外と経費が多く発生して利益があまり出なかった。しかし、経費の中身を見てみると、臨時的・一時的に発生する経費が今月はたまたま多く発生したことで利益を押し下げていたんだね・・・
逆に利益が表面上でていても油断できないケース
逆に今月は利益が多く出ていたけど、よく振り返ってみると、今月はインターネットで集客に費やしている費用を抑え気味にしていたんだ、、インターネットで集客した見込み客へは定期的にアプローチして徐々に収益に繋げていく流れだから、先を見ると、ある程度のコストは投資的に発生させておいた方が良かったかもしれない・・・
もちろん、お一人でも考えられるのですが、声を出して、相談相手と対話の中で、振り返りつつ、現状の要改善点を見つけ出し、次のアクションに繋げていくなどできたらいいですよね。
なるべくタイムリーに月次決算を締めて確認する
なお、毎月、月次決算としてレポートを行なっていたとしても、そのタイミングがあまりに遅いと、次のアクションを行うタイミングも遅れてしまいます。
また、タイミングが遅いと、レポートを見ても振り返る際に、記憶が曖昧になってきているため、数値の変化の原因が何だったのか、具体的に思い出すことも難しくなってくる面もあるでしょう。
特に小規模な会社が完全に手作業での記帳を行っていたり、もしくは手作業で行う記帳代行を使っていることで、本来自動で取り込めるデータを活用できていないために、月次決算が遅くなっているケースもありえます。
そのような場合にはクラウド会計の導入や、クラウド会計を活用して記帳代行を行う外注先を活用することも、月次決算早期化のためには有効です。
もちろん、それ以外にも月次決算は本決算と異なり、費用対効果（スピード対クオリティ）の観点も考慮して、月次決算で取り込む請求書の範囲などに一定の割り切りを合理的に設計して行うことも考えていけると良いでしょう。
毎月、対話する時間を作ることで、ルーチン化する
そして毎月、月次決算をするからこそ、毎月、相談相手と対話をするペースが作りやすいんですよね。毎月、新鮮な新しい数値の決算書を目にするから、毎月新しい発見もあり、対話をするポイントも毎月変わってくるからです。
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